Osakkeen omistajan rekisteriseloste

Tietosuojaseloste Oskari osakerekisteri

  1. Rekisterin nimi

Osakerekisteri

 

  1. Rekisterinpitäjä

Joutsen Media Oy (Y-tunnus: 0187307-3)

Lekatie 4, Oulu

 

  1. Rekisterin hoitaja

 Ville Näyhä

Ville.nayha@joutsenmedia.fi

 

  1. Rekisterin peruste ja tarkoitus

 Rekisteri on

  1. a) osakeyhtiölain 3 luvun 15 §:n mukainen osakasluettelo
  2. b) osuuskuntalain 4. luvun 14 §:n mukainen jäsen- ja omistajaluettelo.

Rekisterin käyttötarkoitus on määrittää osakkaan ja omistajan oikeudet yhtiön päätöksentekoon

ja voitonjakoon.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

  1. Rekisteriä käytetään osakkaiden tiedottamiseen yhtiötä koskevissa asioissa.

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

 Osakerekisterissä on tietoja yhtiön nykyisistä ja entisistä omistajista, osingonsaajista ja yhtiökokoukseen

ilmoittautuneista. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat

– nimi, henkilötunnus ja syntymäaika

– osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite

– osakasryhmä (yksityishenkilö, yritys, kunta, …)

– lisätietoja (mm. asiakastunnus, yhteydenottokieli ja kansallisuus)

– mahdolliset rajoitukset osoitetietojen käyttämisessä

– osakeomistus ja sen historia, panttaustiedot, hallintaoikeus

– osinkotiedot (muun muassa osingonsaaja, osingonsaajan henkilötunnus, osingon määrä,

ennakonpidätysprosentti ja tilinumero)

– päiväkirjamerkinnät ja liitetiedostot

– yhtiökokoustiedot

Osuuskuntien jäsenistä tallennetaan rekisteriin jäsentunnus ja jäsenyyden alku- ja loppupäivät

sekä tiedot mahdollisista jäsenyyteen liittyvistä maksuista.

 

Osakkaan omistamista osakkeista ja osuuksista rekisteriin tallennetaan osakkeen laji, littera,

osakenumerot, äänioikeus, omistaja, hallintaoikeuden omistaja, rekisteröimispäivä, liikkeeseenlaskupäivä

ja tieto osakekirjojen luovuttamisesta ja keräämisestä sekä mahdollisesta

panttauksesta. Lisäksi osakkeisiin voi liittyä päiväkirjamerkintöjä.

Osakkeiden siirron yhteydessä rekisteriin tallennetaan siirrettävät osakkeet, edellinen ja

uusi omistaja, rekisteröintipäivä, mahdollinen hyväksymispäivä, siirron tyyppi, kauppapäivä,

kauppahinta, varainsiirtovero ja varainsiirtoveron maksupäivä.

Kustakin omistajien ja osakkeiden tietojen muutoksesta jää merkintä rekisterin tapahtumalokiin,

mukaan lukien tiedon edellinen arvo.

Osingoista rekisteriin tallennetaan osingon määrä, osingon saajan tiedot, tili jolle osinko on

maksettu, maksupäivä sekä osingosta pidätetyn veron määrä.

Yhtiökokoukseen osallistuvista rekisteriin tallennetaan osakkaan nimi, ilmoittautumispäivä,

mahdolliset tiedot edustajasta, avustajasta ja valtakirjasta sekä muut ilmoittautumisen

yhteydessä annetut lisätiedot. Kokoukseen osallistuvista tallennetaan lisäksi kokoukseen

saapumisaika ja poistumisaika.

Rekisteriin tallennetaan tietoja OYL 3:17 § tai OKL 4:16 § mukaisista tietojen luovutuksista

sekä mahdollisista muista tietojen luovutuksista kolmansille osapuolille.

Rekisteriin tallennetaan tieto onnistuneista ja epäonnistuneista kirjautumisista sekä IPosoite,

joista kirjautuminen on tapahtunut. Rekisteripalvelun käytöstä tallennetaan lokitietoja,

joita käytetään palvelun laadun, toiminnallisuuden parantamiseen ja tietoturvallisuuden

seurantaan.

 

  1. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään niin kauan kun henkilö omistaa yhtiön osakkeita tai osuuksia.

Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään 10 vuoden ajan viimeisimmästä osingon tai

osuuskunnan ylijäämän maksusta. Henkilön nimeä, osoitetta ja henkilötunnusta käsitellään

osana osakekirjan tai osuuden historiatietoja niin kauan kun yhtiön osakerekisteriä tai jäsen-

ja omistajaluetteloa ylläpidetään.

Yhtiökokoukseen liittyviä tietoja säilytetään enintään yhden vuoden kokouksen päättymisestä.

 

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus nähdä rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on

oikeus korjata virheelliset tai puutteelliset henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos häntä koskevien henkilötietojen

käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen ajantasaisuus

Rekisterin tietoja päivitetään osakkaiden oman ilmoituksen perusteella.

Rekisteriä voidaan päivittää myös yhtiön asiakasrekisterin ja Postin ja Väestörekisterikeskuksen

tietojen perusteella. Vanhentuneita tilinumeroista voidaan poistaa pankkien antamien

tietojen perusteella.

Arvo-osuusjärjestelmään kuuluvan yhtiön tiedot päivitetään säännöllisin väliajoin arvopaperikeskuksen

ylläpitämästä osakerekisteristä.

 

  1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Osakeyhtiölain 3. luvun 17 § mukaan osakeluettelo ja osakasluettelo on pidettävä yhtiön

pääkonttorissa jokaisen nähtävänä. Jokaisella on oikeus yhtiön kulut korvattuaan saada jäljennös

osakeluettelosta ja osakasluettelosta tai niiden osasta.

Osuuskuntalain 4. luvun 16 §:n mukaan jäsen- ja omistajaluettelo on pidettävä yhtiön pääkonttorissa

jokaisen nähtävänä. Jokaisella on oikeus yhtiön kulut korvattuaan saada jäljennös

osakeluettelosta ja osakasluettelosta tai niiden osasta.

Rekisterissä olevia tietoja luovutetaan säännönmukaisesti osingonmaksuun liittyen pankeille,

ulosottoviranomaisille ja verohallinnolle. Suurimpien omistajien nimet ja omistus

sekä tilastollista tietoa rekisterin sisällöstä julkaistaan säännönmukaisesti yhtiön vuosikertomuksessa

ja nettisivuilla.

 

  1. Henkilötietojen siirto 3. maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU/ETA alueen ulkopuolelle.

Jos rekisteriin kirjautumisessa käytetään kolmannen osapuolen tunnistuspalveluita, kuten

sähköposti, pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai Microsoft Azure AD, voi kirjautumistietoja

ja kirjautumisen lokitietoja siirtyä kolmansiin maihin.

Siirron peruste on EU-komission täytäntöönpanopäätös (EU) 2016/1250 (12.6.2016) EU:n

ja Yhdysvaltojen välisen Privacy Shield -järjestelyn tarjoaman tietosuojan tason riittävyydestä

sekä Microsoftin edelliseen liittyen suorittama itsesertifiointi.

https://www.privacyshield.gov/list.

 

  1. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjä profiloida.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttäjien käyttöoikeudet määräytyvät

työtehtävien perusteella.

Rekisteri sijaitsee fyysisesti konesalitarjoajan tiloissa, jotka täyttävät Viestintäviraston

määrityksen 54 B/2014 M tärkeysluokan yksi (1) vaatimukset ja Valtiohallinnon tietoteknisten

laitetilojen turvallisuussuosituksen VAHTI 23/01/2002 3-tason vaatimukset.

Rekisteri varmuuskopioidaan päivittäin ja varmuuskopiot säilytetään erillisessä tilassa.

Yhteydenotto rekisteriin tapahtuu HTTPS- tai SSL-suojatun yhteyden välityksellä.

Rekisterin ja palvelinten käytöstä ja virhetilanteista tallennetaan lokitietoja.

Tietojen muutoksista tallennetaan historiatieto ja muutokset ovat lokista jäljitettävissä.